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Google Drive: saca el máximo partido a la nube de Google

Google Drive es la nube creada por Google para gestionar y subir todo tipo de archivos, así como crear carpetas y también documentos con las herramientas gratuitas online como Google Docs o sus hojas de cálculo, y compartirlo con nuestros amigos.

Hoy vamos a traer una serie de ‘trucos’ para hacer uso de Google Drive. Desde algunos sencillos que todo el mundo puede conocer hasta otros no tanto para sacar el máximo partido. ¡Quédate a conocerlos!

⋅ Encuentra tu contenido utilizando el buscador

Google Drive organiza todo el contenido en carpetas como si se tratara de un explorador de archivos de un sistema operativo tradicional. Podemos navegar por el sistema de carpetas en búsqueda del archivo, o más fácilmente podemos usar la barra de búsqueda de la que dispone.

En la parte superior de la pantalla encontramos la barra del buscador. Simplemente clicamos encima de ella y empezamos a escribir lo que queremos buscar, ya sea imagen, documento o carpeta. Según vamos escribiendo se desplegará un menú con las opciones relacionadas a nuestra búsqueda.

⋅ Comparte tus documentos utilizando un enlace

Otra de las características interesantes que tiene Google Drive, es que cuando estamos creando un documento podemos compartirlo con otras personas y convertirlas en colaboradores (Veremos después). Tenemos dos maneras de hacerlo:

  • Desde el menú principal de Drive, clicamos con el botón derecho y se nos despliega un submenú. Seleccionamos ‘Obtener enlace para compartir’. Se nos generará un enlace único y se abrirá una ventana para seleccionar con quién queremos compartirlo. También podemos copiar el enlace y pegarlo donde deseemos.
  • Una vez tengamos abierto el documento, en la parte superior derecha al lado de nuestro perfil, aparece el botón ‘Compartir’. Clicamos y se nos abre una ventana aparte, donde nos aparecerán varias opciones: podemos escribir el correo de la persona a quien le queremos compartir el documento o aparece la opción de obtener enlace para compartir.

google drive logo

⋅ Gestiona tus archivos de manera fácil

Una de las características de Google Drive es que las carpetas y documentos que tenemos subidos las mover y gestionar con los mismos gestos del explorador de archivos de nuestro sistema operativo. De esta manera podemos hacer doble clic para abrir o clic derecho para mostrar el menú adicional.

Como si tuviéramos los documentos y carpetas en el menú de nuestro ordenador, podemos utilizar comandos de teclas por ejemplo para eliminar o copiar archivos, o podemos seleccionar varios elementos a la vez para arrastrarlos a una carpeta.

Pero no solo podemos gestionar los archivos que creamos, si no también los que han compartido con nosotros. En la columna de la izquierda aparece un menú que se llama ‘Compartido conmigo’. Dentro de esta carpeta encontraremos los archivos y documentos en los que colaboramos con otras personas, y podemos moverlos a otras carpetas dentro del Drive así como gestionarlos.

⋅ Da permiso a los colaboradores

Como hemos comentado antes, podemos compartir un documento o archivo, pero también podemos otorgarles permiso para que éstos editen a parte de verlos. Las personas con las que hemos compartido pueden: ver, editar o comentar. Esta es la forma de gestionar los permisos:

En la ventana emergente que nos ha salido en el apartado de obtener un enlace para compartir, nos aparece ‘Permisos’. Habrá un desplegable ‘Cualquier usuario con este enlace puede’ y seleccionamos el permiso que queremos otorgar a cada persona. Podremos modificarlo en todo momento, así como desactivar el enlace para quien no esté invitado.

⋅ Inserta un documento en tu página web

Si creamos un documento también podemos compartirlo públicamente. De esta forma podremos insertarlo en nuestra página web mediante código. Es muy fácil, para ello primero tendremos que hacer público el documento. Veamos:

Cuando estemos dentro del documento, en el menú superior aparece ‘Archivo’. En el desplegable pulsamos en ‘Publicar en la web’. Para hacerlo público clicamos en ‘Publicar’. Dentro de la ventana tenemos ‘Enlace’ e ‘Insertar’, en la primera tendremos la dirección para copiar y en la segunda se nos ofrece el código de inserción (embed).

⋅ Activa las notificaciones para recibirlas por correo

Si no queremos perder el ritmo de las conversaciones si estamos en un documento de trabajo, sugerencias, o si queremos saber si alguien ha compartido algo con nosotros, podemos activar las notificaciones de correo electrónico. De esta manera no tendremos que estar todo el rato entrando en Drive.

Para ello en la página principal en la parte superior clicamos en la rueda de ajustes. Nos dirigimos a ‘Configuración’ y después a ‘Notificaciones’. Una vez allí marcamos la opción ‘Correo electrónico’. Así nos llegaran al email todas las actualizaciones en nuestra nube.

⋅ Convierte un PDF a documento de texto

Google Drive es capaz de convertir un PDF a un documento de texto sin necesidad de otra aplicación. Veamos cómo se hace:

Primero subimos el documento PDF a Drive. En la página principal le damos clic derecho y en el desplegable seleccionamos ‘Abrir con’. Elegimos ‘Documentos de Google’. Se procesará el documento en un archivo de texto, pero es probable que alguna parte del formato varíe o se pierda (Si hay alguna tabla o formato de letra por ejemplo) ya que en PDF se conserva mejor y es más manejable.

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⋅ Compra almacenamiento para tus archivos

Por defecto con nuestra cuenta de Google se nos dan 15 Gb de almacenamiento gratuitos para todos nuestros archivos. Pero dependiendo del uso que le demos a los documentos nos puede parecer escaso. Podemos comprar más espacio cuando queramos y tienen diferentes tarifas dependiendo de cuánto almacenamiento queramos, ésta es la manera:

En la página principal de Drive, en el menú de la izquierda tenemos una barra de progreso azul que nos indica el almacenamiento del que disponemos así como el que tenemos ocupado. Si clicamos encima de ‘Adquirir más almacenamiento’ se nos abre una ventana nueva que nos lleva a la pantalla de selección de tarifa, con diferentes cantidades y diferentes precios mensuales. Simplemente elegimos la tarifa que deseemos.

Estas son algunas de las características que ofrece la nube de Google y las cuáles no está de más conocer. Tiene otras muchas opciones, algunas más complejas, que podemos detallar en otra entrada más adelante.

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Sobre el autor:
25. Meri para los amigos. Estudio Marketing y Publicidad. Tengo por hobbie viajar cuando mi trabajo me lo permite, y escribo mis experiencias.
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